Si vous dirigez une entreprise et que vous êtes aussi l’employeur d’un certain nombre de salariés, vous devez être confronté régulièrement à leurs notes de frais. En plus de toutes vos autres obligations, comme l’organisation de votre comptabilité ou le service client, la gestion des notes de frais de vos collaborateurs est un processus quasi quotidien pour votre entreprise. Pour vous aider dans cette formalité, il existe plusieurs solutions, du logiciel spécialisé au service en ligne dédié. Abordons ensemble quelques conseils et astuces pour le traitement des notes de frais de votre entreprise, et ainsi mieux assurer le remboursement des dépenses de vos salariés.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais est une preuve de dépenses, pour un salarié ou un chef d’entreprise, qui s’applique uniquement dans le cadre professionnel. Au-delà de son caractère de justificatif, elle permet aussi à la personne concernée d’obtenir le remboursement de ladite dépense, par l’entreprise pour laquelle elle a été faite. Évidemment, cette solution n’est légale que lorsqu’il s’agit d’un investissement justifié et cohérent avec l’activité de la société.
Quels sont les types de notes de frais couramment rencontrés ?
Dans le cadre de l’activité d’une entreprise, voyons ensemble les différents cas de notes de frais professionnels les plus courants :
- La note de frais pour un restaurant
Que vous soyez chef d’entreprise ou salarié, votre activité nécessite peut-être des rendez-vous ou réunions en restaurant. Lorsque c’est le cas, vous pouvez réaliser une note de frais, afin d’obtenir le remboursement de la facture dudit restaurant.
- La note de frais pour un hébergement
De la même façon que pour le restaurant, si vous partez en déplacement loin de votre domicile, vous pouvez obtenir le remboursement de vos frais d’hébergement. Hôtel, gîte ou location Airbnb, l’entreprise est autorisée à rembourser cette dépense, uniquement lorsque la personne concernée vit à plus de 50 kilomètres du lieu concerné.
- Les indemnités kilométriques
Si vous utilisez votre véhicule personnel dans le cadre professionnel, l’entreprise qui vous emploie peut procéder à un remboursement forfaitaire des frais kilométriques. Ces dépenses peuvent concernées aussi bien le carburant, que l’entretien et l’usure du véhicule. Toutefois, ce processus est soumis à de nombreuses règles et conditions, à vérifier selon chaque cas.
Quelles formes doivent revêtir les notes de frais ?
Dans l’idéal, l’entreprise fournit à ses collaborateurs des fiches dédiées à la rédaction de ces notes de frais, même si aucune obligation légale n’impose cette solution. Ainsi, de nombreuses sociétés se contentent de laisser faire leurs salariés, parfois sur des feuilles personnelles.
Comment organiser les notes de frais de l’entreprise ?
La gestion des notes de frais est prise en charge par le service comptable de votre entreprise, qui établit les conditions du remboursement selon son bon vouloir, de manière mensuelle ou au fur et à mesure des dépôts. Pour l’organisation, il existe deux solutions, avec :
- un fichier manuel, qui contient les informations légales relatives à ces notes de frais, ainsi que leurs justificatifs (factures, etc.), en indiquant le nom du collaborateur ou du salarié concerné, la date de l’événement, le montant hors taxes, le pourcentage de TVA, le montant toutes taxes comprises et le motif de la dépense.
- un logiciel ou un service dédié, comme c’est le cas avec la banque en ligne Qonto, 100 % en ligne, et qui en plus de ses autres attributions, notamment bancaires, propose aussi un outil de gestion des notes de frais.